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Simplificando a Nota Eletrônica – NFe Parte III – Cadastros

Olá pessoal, vamos falar sobre o pilar de qualquer sistema.
A base para a NFe são os cadastros e esta foi uma das vantagens quando chegou a NFe, pois obrigou as empresas a fazerem um saneamento em seus cadastros, para que pudessem emitir suas notas fiscais.
Para quem usa sistema interno para emissão de suas NFe’s, procure padronizar os seus cadastros, crie padrões para as abreviaturas, a forma como são registrados, por exemplo letras maiúsculas ou minúsculas, não use caracteres especiais, apenas letras é números, e cuidado com os espaços em branco no início e no final dos cadastros. Também concentre os cadastros em poucas pessoas.
Há cadastros que passam por um processo de validação durante o recebimento da NFe, como visto no post anterior, que podem retornar com uma rejeição, por isso a importância de se ter um cadastro com informações precisas e completas. Abaixo estarão descritos os principais cadastros que devem ter atenção por parte do emitente da NFe.
 

Cadastro de Empresa (emitente)

Campos que são validados pela NFe:

  • Razão social – não pode estar em branco;
  • CNPJ – deve ser preenchido com CNPJ válido, exceto notas de importação;
  • Inscrição Estadual – para clientes contribuintes de ICMS deverá ter a inscrição estadual informada;
  • Logradouro completo e CEP
  • Número do prédio – obrigatório, caso não tenha número, deve ser colocado 0 (zero);
  • Bairro – informar bairro;
  • Cidade – informar código do IBGE da cidade cadastrada. Para consultar o código do IBGE clique aqui;
  • UF – informar código do IBGE da UF cadastrada;
  • Telefone – informar código DDD separado do número do telefone;
  • Tipo de regime tributário – informar em qual regime tributário a empresa se enquadra: simples nacional, lucro presumido ou lucro real.
 

Cadastro de cliente

Os seguintes campos são validados pela NFe:
  • Razão social – não pode estar em branco;
  • CNPJ – deve ser preenchido com CNPJ válido, exceto notas de importação;
  • Inscrição Estadual – para clientes contribuintes de ICMS informar a inscrição estadual, caso não seja contribuinte deve ser informado a palavra ISENTO, em letras maiúsculas;
  • Logradouro completo e CEP
  • Número do prédio – obrigatório, caso não tenha  número, deve ser colocado 0 (zero);
  • Bairro – informar bairro;
  • Cidade – informar código do IBGE da cidade cadastrada;
  • UF – informar código do IBGE da UF cadastrada;
  • Telefone – informar código DDD separado do número do telefone;
 

Cadastro de produtos

 
  • Código de produto – código do produto usado pela empresa
  • Descrição do produto – nome do produto
  • Nomenclatura comum do Mercosul (NCM) – informar o NCM correspondente do produto. No site da receita é possível encontrar a tabela da TIPI, com a descrição dos NCM’s. Para acessar o cadatro de NCM´s do governo clique aqui.
  • Unidade de medida – deve ter valor informado;
  • Código EAN/GTIN se o item tiver o código, em breve será obrigatório, para os casos de não ter deve ser colocado a informação SEM GTIN
 

Impostos

 

a) Código situação tributária (CST) – este código é de extrema importância, pois é através deste código  que são identificados os impostos que deverão constar na NFe. Este código tem uma validação com os impostos calculados. O CST é exigido para os impostos ICMS, IPI, PIS e COFINS. Para ICMS o CST é composto por três dígitos, sendo o primeiro referente à origem da mercadoria e os outros dois referente ao tipo de ICMS.

Para as empresas do Simples Nacional, este código é chamado de Código de Situação da Operação Simples Nacional (CSOSN).

O CSOSN substitui o CST, nas operações para empresas do simples nacional e é composto por 04 dígitos, sendo o primeiro referente a  origem do produto e os outros três ao tipo de imposto (ICMS) informado na NFe.

b) Código fiscal de operação (CFOP) – identifica o tipo de operação a que se destina a nota, por exemplo, se é venda, remessa, devolução ou outro.
c) Base de cálculo – quando necessário deverá ter a base de cálculo do imposto informada, conforme exige a legislação; (sistema calcula)
d) Alíquotas de imposto – quando necessário deverá ser informada a alíquota do imposto correspondente, conforme exige a legislação;
e) Valor do imposto – é o valor calculado do imposto, base de cálculo vezes a alíquota do imposto. (sistema calcula)
 

Transportador

Quando houver transportador deverão ser informados os dados de cadastro como razão social, CNPJ, endereço, cidade e UF.

Cadastro do responsável técnico pelo sistema

Na últimas atualizações da NFe foi incluído a obrigatoriedade de enviar os dados do responsável técnico pelo sistema como: CNPJ da empresa, nome e CPF do responsável técnico. Este não é de responsabilidade do usuário.
 

Certamente há outras informações que são validadas pela SEFAZ, mas que normalmente ficam a cargo do sistema do cliente, que passa estas informações no arquivo da NFE para ser validado.

O foco nest post é se concentrar nos principais cadastros, que dependem do usuário, o que deve ser informado para que o sistema gere o arquivo da NFe de forma correta.
 
No próximo post será abordado o tema impostos, detalhando NCM, CFOP e CST/CSOSN que é a base de para calcular corretamente os impostos na NFE, até lá.
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