Este post tem por finalidade auxiliar as empresas de outsourcing de impressão a melhorar suas análises, especialmente tratando-se da rentabilidade de contratos.
Vamos usar como base a forma, os critérios e os cálculos utilizados no ERP ILUX, que tem módulos específicos para o segmento.
Muitos gestores acabam não olhando para os seus contratos, administram by felling e isto é um risco enorme para a empresa. Locação, receita recorrente, é um excelente negócio, porém precisa de gestão, caso contrário os custos consomem toda a receita.
Rentabilidade: É a capacidade de um empreendimento em gerar retorno a partir do que foi investido.
O que considerar na análise de rentabilidade de seus contratos:
Faturamento – É o somatório das receitas de contratos de locações, serviços, cobranças de avarias e mal uso de equipamentos, excedente de páginas, suprimentos consumidos além do previsto em contrato.
Suprimentos – É todo item usado como insumo previsto em contrato: toners, cartuchos de tinta, papel, grampo, cola, etiquetas, pulseiras, adesivo entre outros.
Peças – é todo tipo de item utilizado no reparo dos equipamentos: roletes, cilindros, placas, cabeça de impressão, parafusos, cabos, correias, anéis, etc.
Despesas de atendimento – É toda despesas relacionada ao atendimento: tempo de deslocamento do técnico, hora técnica (tempo de atendimento), custos de deslocamento, despesas de estacionamento, pedágio, alimentação e demais despesas relacionadas.
Serviços de terceiros/outras despesas – É todo serviço “indireto”, mas relacionado ao contrato, deve ser vinculado ou mesmo rateado entre contratos e pode aparecer como outras despesas, vindos por exemplo do cadastramento de uma despesa do financeiro, fretes e outros.
Depreciação/aquisição de equipamentos – Estabeleça um critério seja pelo período do contrato, pela estimativa de vida útil, ou pelo critério contábil (5 anos) e vincule o custo do equipamento ao contrato.
Comissões – Comissão paga a vendedores por contrato.
Impostos – Deve ser informado um percentual médio, de acordo com o regime tributário da empresa. O pagamento de impostos pode ter uma variação mês a mês. Converse com o seu contador e defina este percentual.
Custo da operação – Pode ser entendido como custo fixo, ou seja: qual o percentual de custos fixos da sua operação em relação ao faturamento? Neste caso é preciso conhecer os custos da empresa (variáveis e fixos) e definir um percentual. Relatórios como a DRE, pode entregar esta informação.
Custo de oportunidade – Qual o retorno esperado pelo negócio locação? 5%, 10%, 2%. Esta é uma decisão do investidor que irá comparar com outros tipos de investimento.
? – descobriu mais algum custo? mande para nós 🙂
Relacionar os custos não é tarefa fácil, mas não tem jeito, se você quer gerir com informações precisa se organizar e ter uma gestão eficaz dos custos para fornecer uma visão real do desempenho da sua empresa. Seguem algumas dicas:
- Definir bem seus critérios o que considerar nos seus custos;
- Organizar seus cadastros: produtos separando por tipo (peças, suprimentos, acessórios), contratos, equipamentos;
- Ao fazer o envio de um item (suprimentos/peças) vincule ao equipamento ou ao contrato;
- Definir o custo da hora do técnico (salário, férias,13º. , benefícios);
- Criar uma padronização para capturar de forma correta informações do atendimento: data, tempo de deslocamento, tempo de atendimento, despesas de atendimento (pedágio, estacionamento, viagens), descrição dos serviços e peças utilizadas. Por exemplo, usamos um APP para área técnica que captura todas estas informações.
- Tudo deve ser vinculado e registrado aos equipamentos e/ou contratos.
- Garantir que os custos dos produtos (suprimentos e peças) estejam corretos e atualizados.
Modelo de DRE contratos de locação e outsourcing de impressão
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