Estamos de volta com mais um post sobre o assunto NFe. O objetivo é mostrar como é o processo de emissão da NFe, suas etapas e retornos.
Para auxiliar a análise vamos usar, o sistema de Gestão Empresarial ILUX, que emite NFe e faz a comunicação com a SEFAZ (Secretaria Estadual de Fazenda), via webservice1. É importante ressaltar que pode haver diferenças no processo de um sistema para outro, mas em linhas gerais seguem a mesma lógica.
Etapas do processo:
Cadastros – NFe
Os cadastros em geral são os grandes responsáveis pelas rejeições de NF´s eletrônicas. Precisam estar corretos e preenchidos de acordo com as regras da NFe.
Cadastro da empresa emitente – dados de identificação e endereço de acordo com o cartão CNPJ e, definição correta do regime tributário e dados do contador.
Cadastro de clientes – dados de identificação, endereço completos. Cadastro de cidades deve ter o código do IBGE e você deve identificar se o cliente tem ou não inscrição Estadual.
Cadastro de produtos deve ter código NCM válido, código GTIN (EAN), ou a palavra SEM GTIN, unidade de medida e dados do produto.
Cadastro de transportadora – deve conter os dados completo.
Cadastro do responsável técnico – dados da empresa fornecedora do software.
Dica: O cadastro de contribuintes é validado pela NFe em um site do governo, chamado cadastro centralizado de contribuintes (CCC). Neste site é possível validar a situação cadastral do cliente. Para acessar clique aqui.
Emissão – NFe
Incluir a NF no sistema
Gerar arquivo XML
Assinar digitalmente o arquivo
Enviar a NF para a SEFAZ
Aguardar os retornos da SEFAZ
Enviar/disponibilizar o arquivo XML e Danfe para o cliente
a) O usuário faz a nota, identifica o cliente, tipo de operação (venda/remessa/devolução), inclui os itens e grava a nota em seu sistema.
b) O sistema gera um arquivo, no formato XML, com as informações da NF e faz uma validação dos campos, se estão em conformidade com o layout definido pela SEFAZ. Normalmente esta validação ocorre ainda no sistema, dentro da empresa, não há o envio do arquivo para a SEFAZ. Caso ocorra alguma inconsistência é gerado uma mensagem de erro, pelo sistema, para o usuário corrigir e reenviar a nota.
c) Com as informações validadas, o sistema irá gerar um arquivo em um formato chamado XML, que é o padrão aceito pela SEFAZ para recebimento do arquivo.
d) O arquivo no formato XML é assinado digitalmente, usando o certificado digital instalado no computador. O arquivo passa por um processo de criptografia e o arquivo é enviado para a SEFAZ.
e) A SEFAZ recebe o arquivo realiza novas validações, para verificar se os campos estão em conformidade com o layout e também faz validações, nos conteúdos e em regras de negócios, como a validação nos código de situação tributária (CST), base de cálculo de impostos, CFOP e alíquotas Nesta etapa a nota pode ter três tipos de retornos:
Retornos – NFe
Autorizada – maravilha, deu tudo certo, tanto o layout do arquivo, quanto as regras exigidas foram atendidas, e a SEFAZ aprovou a NFe.
A NFe recebe um número, chamado de chave de nota, que é uma sequência numérica de 44 posições, que informa a UF, CNPJ do emitente, ano e mês da emissão, número da NF, modelo, série, dígito verificador que pode ser usado para pesquisar a validade da NFe no site da SEFAZ do emitente.
Para consultar uma NFe emitida acesse o portal nacional da NFe. Para acessar cliente aqui.
Rejeitada – Rejeições acontem por diversos motivos: layout do arquivo fora do padrão, erros em cadastros ou erros de regras de negócio. Erros de layout, provavelmente você precisará do apoio do suporte de seu sistema.
Erros de cadastros, o mais comum, é quando falta algum dados correto, como telefne do cliente, cidade sem o código do IBGE, produto sem NCM, não foi informado o endereço da transportadora entre outros.
Erros de regras de negócio, normalmente relacionado aos cálculos de impostos como: alíquota errada, código de situação tributária (CST) errado, CFOP errado. Nestes casos, talvez você precise do auxílio do seu contador.
Denegada – é um status de NF definitivo que, não pode ser cancelado. Isto ocorre quando o emitente ou o destinatáro tem algum problema com a SEFAZ de seu Estado. O mais comum de acontecer é quando o cliente baixa a sua inscrição estadual (IE), mas no cadastro do sistema do emitente, ainda consta a IE ou a IE do cliente está temporariamente bloqueda. O correto é validar se o cliente ainda tem inscrição estadual e ajustar o cadastro no sistema. Para verificar a IE do cliente, acesse o site do SINTEGRA e, no estado do cliente, clique para fazer a consulta. Para acessar o site do SINTEGRA clique aqui.
Também pode ser consultado o cadastro centralizado de contribuintes – CCC.
Finalizar NFe
A última etapa é fazer o envio do arquivo XML e o DANFE para o cliente. Normalmente os sistemas fazem o envio automático, mas fique atento é orbigatório disponibilizar o estes documentos para o destinatória, está na legislação.
No próximo post, vamos comentar sobre as principais causas de rejeição de NFe e o preenchimento correto dos principais cadastros. Até lá.
Notas:
Webservice1. É uma solução para integração e comunicação entre diferentes sistemas, compatibilizando esta interação independente de plataforma, linguagem, onde são enviados arquivos em formato XML.
XML2 – (eXtensible Markup Language) é um formato de arquivo que facilita a comunicação para troca de informações entre sistemas, aplicações onde os dados são organizados hierarquicamente, ou seja, funciona como um padrão para leitura e gravação de dados entre diferentes sistemas.
