A Reforma Tributária inicia em 2026 um período de transição que impactará diretamente as operações de empresas de outsourcing de impressão.

Especialmente no que diz respeito às novas regras de emissão de notas fiscais, à estruturação da NFS-e Nacional e às adaptações necessárias nos cadastros, contratos e rotinas fiscais.

Com o objetivo de orientar nossos clientes e parceiros neste momento de mudanças, preparamos um eBook exclusivo, claro e direto ao ponto, explicando:

• O que muda em 2026 e o que passa a valer apenas em 2027;
• Como funcionará a nova NFS-e Nacional e seus impactos na locação de impressoras;
• Os riscos de cadastros inconsistentes e emissões incorretas;
• O que esperar na virada de 2025 para 2026 — incluindo possíveis instabilidades;
• Como a Softilux está se preparando para apoiar sua empresa em cada etapa dessa transição.

Baixe o eBook aqui: http://www.softilux.com.br/docs/Ebook_Ref_Trib_Impactos_outsourcing_de_impressao.pdf

Se após a leitura surgirem dúvidas ou você desejar entender como aplicar essas mudanças no seu fluxo de trabalho dentro do ILUX, nossa equipe está pronta para ajudar.

Conte com a Softilux para atravessar esse momento com segurança e clareza.

Sucesso a todos.

Apresentação

Olá, tivemos o prazer de nos encontrar no evento GoNext — uma grande oportunidade para trocar informações, aprender e expandir nosso networking.  Tive a honra de contribuir com os demais participantes dos painéis, compartilhando conhecimento, experiência e exemplos práticos do dia a dia empresarial.

A partir dessas conversas, senti a necessidade de estruturar esse eBook, trazendo uma reflexão prática e direta sobre três pilares essenciais para a evolução das empresas: processos, pessoas e tecnologia.

“O segredo do sucesso está em aprender a delegar. Você deve se cercar de pessoas que são melhores do que você.”
— Richard Branson, fundador do Virgin Group

Boa leitura! E lembre-se: conte comigo e com a Softilux nessa jornada.

Luciano Peçanha

CEO Softilux Sistemas

Empreendedor de Tecnologia | Especialista em qualidade e Engenharia de Software

Introdução

Gerir uma empresa no cenário atual exige mais do que apenas força de vontade — é preciso método, visão e consistência. Pequenas e médias empresas enfrentam desafios diários que, se não forem enfrentados com inteligência e estratégia, comprometem o crescimento sustentável. Este eBook foi criado exatamente com esse propósito: ajudar empreendedores, gestores e líderes a organizarem seus negócios com base em três pilares fundamentais — processos, pessoas e tecnologia. Ao dominar esses elementos, você coloca sua empre sa em um novo patamar de eficiência, controle e escalabilidade.

A gestão eficaz de uma empresa é como o funcionamento de uma orquestra: exige harmonia entre diferentes elementos para gerar resultados consistentes. Neste contexto, três pilares são fundamentais para o sucesso de qualquer organização, especialmente das pequenas e médias empresas: processos, pessoas e tecnologia.

Estes pilares, quando bem estruturados e integrados, formam a base para um crescimento sustentável, inovador e competitivo. Porém, muitas empresas negligenciam um ou mais desses elementos, comprometendo sua capacidade de se adaptar, crescer e manter a lucratividade em mercados cada vez mais exigentes.

1. Processos: O Coração da Eficiência Operacional

Processos bem definidos são a espinha dorsal de qualquer empresa. Eles garantem que atividades se repitam com qualidade, agilidade e previsibilidade.

Segundo Michael Hammer, um dos pais da reengenharia de processos:

“As empresas não devem automatizar processos ineficientes, mas sim repensá-los radicalmente.”

Por que processos importam:

• • Redução de retrabalho e desperdícios.
  • Padronização das entregas, aumentando a confiabilidade.
  • Aumento da escalabilidade, pois processos claros podem ser replicados e treinados com facilidade.
  • Cumprimento de requisitos legais e regulatórios, como as obrigações fiscais.

Problemas comuns em PMEs:

• • Falta de mapeamento de processos.
  • Dependência de colaboradores-chave (processos “na cabeça” das pessoas).
  • Uso excessivo de planilhas e controles manuais.
  • Dificuldade em identificar gargalos ou oportunidades de melhoria.

Caminhos práticos para as PMEs:

• • Utilizar ferramentas simples como fluxogramas e checklists.
  • Implantar indicadores-chave de desempenho (KPIs) por processo.
  • Promover rotinas de revisão e melhoria contínua.
  • Contar com sistemas de ERP, aderentes aos seu negócio, que automatizem tarefas rotineiras.

Exemplo real:

Uma pequena distribuidora de suprimentos que implementou um fluxo automatizado para pedidos e faturamento, com RPA e reduziu em 60% o tempo de entrega e aumentou a satisfação do cliente em 40%. Isso só foi possível após mapear suas etapas de venda e identificar falhas entre a equipe comercial e o faturamento.

2. Pessoas: O Centro da Inovação e da Cultura Organizacional

Peter Drucker já dizia:

“A cultura devora a estratégia no café da manhã.”

E a cultura é moldada pelas pessoas. Não há tecnologia ou processo que funcione sem o engajamento e desenvolvimento das equipes.

Por que investir em pessoas:

• • Colaboradores bem treinados executam melhor e inovam mais.
  • Lideranças preparadas motivam e desenvolvem equipes com alto desempenho.
  • Redução do turnover e do custo de contratação e adaptação.
  • Melhoria do clima organizacional, impactando diretamente os resultados.

Problemas comuns:

• • Falta de liderança com foco em gestão (muitos líderes são promovidos por competência técnica, mas sem preparo).
  • Falta de avaliação de desempenho.
  • Ausência de plano de cargos e salários ou trilhas de carreira.
  • Resistência à mudança e conflitos internos.

Como aplicar na prática:

• • Realizar reuniões regulares de feedback e alinhamento.
  • Criar metas claras e indicadores por colaborador ou equipe.
  • Investir em treinamentos técnicos e comportamentais (soft skills).
  • Promover a cultura de responsabilidade e aprendizado contínuo.

Exemplo real:

Uma empresa de software com apenas 10 colaboradores criou um programa interno de mentoria e liderança. Com isso, reduziu o turnover em 70% e conseguiu formar líderes sem precisar contratar de fora.

3. Tecnologia: O Acelerador da Produtividade e da Competitividade

A tecnologia deixou de ser um diferencial e passou a ser um requisito básico para a sobrevivência. No entanto, adotar ferramentas sem estratégia pode trazer mais problemas do que soluções.

Segundo Chiavenato,

“A tecnologia é apenas um meio; o fim é tornar as organizações mais eficientes e eficazes”.

O segredo está em usar a tecnologia para apoiar os processos e potencializar as pessoas.

Benefícios da tecnologia bem aplicada:

• • Automação de tarefas repetitivas, liberando tempo para atividades estratégicas.
  • Melhor controle de dados, possibilitando decisões mais inteligentes.
  • Integração entre setores, evitando falhas de comunicação.
  • Atendimento ao cliente mais ágil e personalizado.

Erros comuns nas PMEs:

• • Escolha de softwares sem aderência ao negócio.
  • Falta de integração entre sistemas (ex.: vendas e financeiro).
  • Dificuldade de adoção por parte da equipe.
  • Subutilização dos recursos contratados.

Boas práticas para pequenas e médias empresas:

• • Escolher ferramentas específicas para seu porte e segmento.
  • Priorizar sistemas que integrem processos (como ERPs, CRMs e plataformas de atendimento).
  • Treinar bem os colaboradores na tecnologia adotada.
  • Avaliar o retorno sobre investimento (ROI) das soluções implantadas.

Exemplo real:

Uma empresa familiar do setor de varejo que trocou planilhas por um sistema de gestão integrado (ERP) conseguiu reduzir em 80% os erros de estoque e aumentou em 25% a margem de lucro em 12 meses.

A falta de recursos ou habilidades pode comprometer a qualidade de um serviço:

Falta de recursos + Falta de habilidades = Serviço pobre

Falta de recursos + Boas habilidades = Serviço pobre

Recursos suficientes + Falta de habilidades = Serviço pobre

O ideal é que a organização tenha recursos adequados e boas habilidades para gerar valor aos serviços:

Recursos suficientes + Boas Habilidades = Serviço adequado

Conclusão: O Tripé Estratégico para Crescimento Sustentável

A integração entre processos bem desenhados, pessoas preparadas e tecnologia alinhada é o que permite que as empresas enfrentem crises, aproveitem oportunidades e cresçam de forma sustentável.

Para as PMEs, o segredo está em começar pequeno, mas pensar grande. A maturidade em gestão é construída passo a passo, com decisões conscientes e foco em resultados.

Como reforça Jim Collins em seu livro Empresas Feitas para Vencer:

“O bom é inimigo do ótimo. E é por isso que temos tão poucas coisas que se tornam ótimas.”

Sugestão de próximos passos para o leitor:

• Faça um diagnóstico interno usando o tripé: processo, pessoas e tecnologia.
• Liste os principais gargalos e oportunidades.
• Crie um plano de ação com prioridades e prazos.
• Busque parceiros com experiência em ajudar PMEs a crescerem com estrutura.
• Conte com a Softilux

Se você gostou, compartilhe com seus pares e colaboradores.

Sucesso a todos.

Com a presença e sofisticação crescentes de ameaças online, como vírus, ransomware e golpes de phishing, é importante ter ações preventivas e mitigar os problemas relacionados a fraudes de boletos.

1. Evitar vírus e golpes de phishing

Malwares e vírus atacam seu computador ao visitar sites mal-intencionados ou baixar arquivos infectados. 35% de todos os computadores globais são infectados por malware.

Os hackers usam scams de phishing para tentar roubar sua identidade ou o seu dinheiro enviando e-mails de aparência oficial para obter informações pessoais confidenciais. 23% das pessoas abrem  e-mails de phishing*.

* Phishing: termo em inglês que significa “pescar”. Consiste em espalhar várias mensagens em massa para uma grande lista de contatos, esperando que alguém “morda a isca, visando obter dados pessoais

2. Como são feitos os golpes

1. O golpe mais comum é você receber um e-mail com um boleto anexo, de alguma empresa como operadoras de telefonia, cartão de crédito, registro de domínios, planos de saúde, multas de trânsito, que em geral estes são mais fáceis de serem percebidos. Fique atento ao remetente, a data de vencimento, valores, erros de ortografia, logos entre outros aspectos. Normalmente as notificações relacionadas a multas, processos judiciais são feitos via correios nunca por e-mail.
2. Outra forma comum de golpe é através de vírus (malwares), instalado no computador do usuário que altera as configurações do arquivo quando aberto.
3. Contudo, estes golpes evoluíram ficaram mais sofisticados. O foco maior são empresas, onde os cibercrimonosos interceptam a conta de e-mail do destinatário. Esta interceptação permite o acesso ao e-mail, os golpistas alteram a mensagem e os arquivos PDF´s, mudando códigos de barras e até mesmo o QRCODE de PIX. Os cibercriminosos utilizam-se de falhas nos provedores de e-mail, vazamento de contas, senhas fracas e criam um banco de dados de contas de e-mail que são monitoradas.

Obtenção de acesso ao e-mail: Os golpistas obtêm acesso não autorizado à conta de e-mail da vítima. Isso pode ser feito por meio de técnicas de phishing, malware ou engenharia social, onde os golpistas enganam a vítima para que revele suas credenciais de login.

Monitoramento das comunicações: Após obter acesso ao e-mail da vítima, os golpistas monitoram as comunicações em busca de informações sobre transações financeiras, como pagamento de contas ou faturas. O título do assunto ajuda localizar as mensagens com boletos e de interesse dos golpistas.

Identificação de boletos: Os golpistas identificam boletos de pagamento que foram enviados para a vítima por e-mail. Isso pode incluir boletos de serviços, compras online ou faturas de empresas.

Manipulação dos boletos: Os golpistas interceptam os e-mails contendo os boletos de pagamento e os modificam. Eles alteram os detalhes de pagamento, como o valor do boleto, o beneficiário ou o número da conta bancária, redirecionando assim o pagamento para uma conta controlada pelos golpistas.

Reenvio do boleto fraudado: Após a manipulação do boleto, os golpistas reenviam o e-mail para a vítima, muitas vezes utilizando técnicas de spoofing para fazer com que o e-mail pareça legítimo.

Pagamento fraudulento: A vítima, ao receber o boleto fraudado, realiza o pagamento conforme as instruções fornecidas no boleto modificado, transferindo assim o valor para a conta dos golpistas.

Nós preparamos um e-book com mais informações sobre este tema, baixe o nosso e-book e proteja-se.

https://softilux.com.br/docs/boletos.pdf

Muitos gestores acabam não olhando para os seus contratos, administram by felling e isto é um risco enorme para a empresa. Locação, receita recorrente, é um excelente negócio, porém precisa de gestão, caso contrário os custos consomem toda a receita.

Rentabilidade: É a capacidade de um empreendimento em gerar retorno a partir do que foi investido.

O que considerar na análise de rentabilidade de seus contratos:

Faturamento – É o somatório das receitas de contratos de locações, serviços, cobranças de avarias e mal uso de equipamentos, excedente de páginas, suprimentos consumidos além do previsto em contrato.

Suprimentos – É todo item usado como insumo previsto em contrato: toners, cartuchos de tinta, papel, grampo, cola, etiquetas, pulseiras, adesivo entre outros.

Peças – é todo tipo de item utilizado no reparo dos equipamentos: roletes, cilindros, placas, cabeça de impressão, parafusos, cabos, correias, anéis, etc.

Despesas de atendimento – É toda despesas relacionada ao atendimento: tempo de deslocamento do técnico, hora técnica (tempo de atendimento), custos de deslocamento, despesas de estacionamento, pedágio, alimentação e demais despesas relacionadas.

Serviços de terceiros/outras despesas – É todo serviço “indireto”, mas relacionado ao contrato, deve ser vinculado ou mesmo rateado entre contratos e pode aparecer como outras despesas, vindos por exemplo do cadastramento de uma despesa do financeiro, fretes e outros.

Depreciação/aquisição de equipamentos – Estabeleça um critério seja pelo período do contrato, pela estimativa de vida útil, ou pelo critério contábil (5 anos) e vincule o custo do equipamento ao contrato.

Comissões – Comissão paga a vendedores  por contrato.

Impostos – Deve ser informado um percentual médio, de acordo com o regime tributário da empresa. O pagamento de impostos pode ter uma variação mês a mês. Converse com o seu contador e defina este percentual.

Custo da operação – Pode ser entendido como custo fixo,  ou seja: qual o percentual de custos fixos da sua operação em relação ao faturamento? Neste caso é preciso conhecer os custos da empresa (variáveis e fixos) e definir um percentual. Relatórios como a DRE, pode entregar esta informação.

Custo de oportunidade – Qual o retorno esperado pelo negócio locação? 5%, 10%, 2%. Esta é uma decisão do investidor que irá comparar com outros tipos de investimento.

? – descobriu mais algum custo? mande para nós

Relacionar os custos não é tarefa fácil, mas não tem jeito, se você quer gerir com informações precisa se organizar e ter uma gestão eficaz dos custos para fornecer uma visão real do desempenho da sua empresa. Seguem algumas dicas:

• Definir bem seus critérios o que considerar nos seus custos;
• Organizar seus cadastros: produtos separando por tipo (peças, suprimentos, acessórios), contratos, equipamentos;
• Ao fazer o envio de um item (suprimentos/peças) vincule ao equipamento ou ao contrato;
• Definir o custo da hora do técnico (salário, férias,13º. , benefícios);
• Criar uma padronização para capturar de forma correta informações do atendimento: data, tempo de deslocamento, tempo de atendimento, despesas de atendimento (pedágio, estacionamento, viagens), descrição dos serviços e peças utilizadas. Por exemplo, usamos um APP para área técnica que captura todas estas informações.
• Tudo deve ser vinculado e registrado aos equipamentos e/ou contratos.
•  Garantir que os custos dos produtos (suprimentos e peças) estejam corretos e atualizados.

Modelo de DRE contratos de locação e outsourcing de impressão

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Alteração alíquotas de ICMS a partir de março/2023

Vários Estados, principalmente das regiões norte e nordeste irão aumentar suas aliquotas internas de ICMS. Isto terá impacto direto no custo de produtos.

DIFAL – pagamento do diferencial de alíquotas entre Estados

O Difal ICMS é calculado considerando a diferença entre a alíquota interna do Estado de destino do produto/mercadoria e a alíquota interestadual do Estado que envia, sendo que a alíquota interestadual varia conforme a origem do produto (nacional 12% e importado 4%). Supondo, por exemplo, que um produto/mercadoria de R$ 1.000,00 saia de São Paulo com destino ao Paraná e que as alíquotas de ICMS sejam de R$ 12% e 18% respectivamente, o Estado destinatário receberá R$ 60,00.

Para tanto, o emitente deverá recolher a guia GNRE referente ao valor do DIFAL em favor do Estado destino.

A partir de 06/04/2023 a SEFAZ passará a validar a regra nas emissões de NFe para consumidor final.

Quem deve pagar o DIFAL (ICMS)

Empresas do lucro real ou presumido, contribuintes de ICMS, ao realizar a venda de produtos/mercadorias para outros Estados, destinado a pessoa física ou não contribuintes, são responsáveis pelo recolhimento do DIFAL. A venda deve ser acompanhada da guia GNRE, ou o vendedor deve ter inscrição como substituto tributário no Estado destino, para recolhimento posterior.

Empresas do lucro real ou presumido, contribuintes de ICMS, ao realizar a venda de produtos/mercadorias para outros Estados, destinado a cliente contribuinte, ou seja, com inscrição estadual, a responsabilidade pelo recolhimento será do cliente.

Empresas do Simples Nacional estão desobrigadas ao recolhimento devido a uma liminar acatada pelo STF.

A discussão do tema está no STF para decidir se a cobrança é válida a partir de 2022 ou a partir de 2023. Os Estados estão empenhados que a decisão seja retroativa a 2022 e as entidades empresariais que seja a partir de 2023.

Insegurança no que pode vir

Se a decisão for favorável aos Estados as empresas terão que pagar o DIFAL, não recolhido, retroativo a 2022, gerando um enorme problema de caixa e insegurança jurídica. Portanto, é preciso acompanhar a decisão e ficar atento ao recolhimento do DIFAL em 2023 que, praticamente estará certo. Converse com o seu contador e advogado tributarista para não ter surpresas.

Conheça mais sobre o DIFAL acessando o portal nacional: Clique aqui

PIS/COFINS – créditos e outras considerações

Débitos PIS/COFINS – As empresas do lucro real e presumido ao realizarem vendas são obrigadas a calcular PIS/COFINS de acordo com as alíquotas de cada regime. Em 2022, por decisão do STF, o valor do ICMS ficou  de fora da base de cálculo de PIS e COFINS para as operações de vendas.

Exemplo: Preço do produto R$ 100,00

Valor do ICMS: R$ 12,00

Base de cálculo PIS/COFINS = R$ 100,00 – 12,00 = R$ 88,00

Crédito de PIS/COFINS – por medida provisória, publicada 12/01/2023, o governo decretou a exclusão do ICMS na base de cálculo do PIS/COFINS sobre a aquisição de mercadorias. As empresas do lucro real que se beneficiam do crédito, terão que excluir de seus cálculos o valor do ICMS. A obrigação inicia a partir de maio/2023. O decreto ainda precisa da aprovação da Câmara.

Desoneração de ICMS no Estado de São Paulo

No início deste ano o novo governo de SP está com ações visando a redução da carga tributária de varios setores, seja através da inserção de novos benefícios, renovação ou a revogação de medidas que aumentaram os impostos em governos anteriores.

Dentre os segmentos contemplados estão os setores de informática e datacenters.

• Informática – Regime Especial de tributação do ICMS para contribuintes da indústria de Informática.
• Data Center – Suspensão, o diferimento e a isenção do ICMS nas aquisições de equipamentos

É importante as empresas do Estado de SP ficarem atentas e conversar com o seu contador sobre estas mudanças.

Código Benefício fiscal para o Estado de Góias

Empresas do estado de Goiás que forem emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) com qualquer benefício fiscal de ICMS deverão preencher o campo “cBenef” com o respectivo código, previsto na “Tabela de Códigos de Benefícios Fiscais”.

A obrigatoriedade é a partir de 01/07/2023.

Para mais detalhes clique aqui.

Código GTIN – validação na emissão de notas fiscais eletrônicas

O processo de validação dos dados de produtos no CCG – Cadastro Centralizado de GTINs da SEFAZ e cruzamento de dados das Notas já está acontecendo para os donos das marcas de todos os setores que possuam produtos circulando no mercado com GTIN (Numeração Global de Item Comercial) e, a partir de 12 de setembro de 2022, as regras de validação dessas informações nas notas fiscais serão ativadas nos ambientes autorizadores de notas fiscais dos estados.
Esta validação irá obedecer um cronograma conforme o setor.

O que é o GTIN?
GTIN significa Global Trade Item Number, traduzido para Número Global do Item Comercial, antigo código EAN.
Criado e administrado pela GS1, o código aparece abaixo do código de barras, que é a parte numérica.
Ele é amplamente utilizado no varejo físico para identificação de produtos e no digital para estabelecer a singularidade do produto.
Sua forma mais comum é de 13 dígitos, mas pode ser formado também por 8, 12 ou 14 dígitos.

A dica da Softilux é: atualize o seu cadastro produto com a informação do GTIN/EAN, para quando a regra de validação na NFe chegar até os produtos que sua empresa movimenta,  esteja tudo pronto e sua empresa não corre o risco de ter NF´s rejeitadas.

Até o momento a obrigatoriadade é para setores como: cigarros, bebidas, brinquedos, cosméticos contudo, a intenção da SEFAZ é ter todos os produtos com código  GTIN sendo validados, o cronograma para os demais setores ainda não foi divulgado.

Aproveite o momento de revisão e fique atento as outros campos como unidade de medida, código CST de origem da mercadoria e NCM.

Se vocês quiser saber mais sobre GTIN acesse o link, clique aqui.

Fique a vontade de nos contatar e tire suas dúvidas. Mande uma e-mail para softilux@softilux.com.br.